Overzicht financieel beleidsplan 2024-2027

1. Algemeen
2. Algemene richtlijnen voor het financiële beleid
3. Richtlijnen voor het jaarlijkse financiële beheer
4. Richtlijnen voor besteding van de voorziening speciale projecten
5. Meerjarenbegroting
Voorstel van bestuur aan Algemene Ledenvergadering

1. Algemeen

De Historische Vereniging Die Goude heeft een sterke financiële basis door het in het verleden opgebouwde vermogen en een behoudend financieel beleid.
In de Algemene Ledenvergadering van 12 april 2023 heeft het bestuur toestemming gekregen van de leden om nader te onderzoeken of en op welke wijze een substantieel deel van het eigen vermogen aangewend kan worden voor initiatieven van leden en commissies die binnen de doelstellingen van de vereniging passen.
Hiertoe is een commissie samengesteld om een advies op te stellen.
Dit heeft geleid tot dit financieel beleidsplan Die Goude 2024-2027.
De commissie is samengesteld uit 2 leden van de vereniging met een gedegen financiële achtergrond en ervaring in bestuurlijke kring, de heren A. Berkouwer en H. de Vries, alsmede de secretaris, de heer E. Boers, en penningmeester van de vereniging, de heer G. Aerts.
De voorzitter, de heer R. Verkuijl, en het bestuurslid belast met Vinden en Binden, mevrouw L Roelofs, hebben de voortgang op de achtergrond gevolgd.
De vereniging blijft hiermee een degelijk financieel beleid voeren dat wordt gekenmerkt door de hierna volgende richtlijnen.

2. Algemene richtlijnen voor het financiële beleid

De algemene richtlijnen van de vereniging bestaan uit de volgende onderwerpen:

1. De vereniging wil een weerstandsvermogen (eigen vermogen) hebben van minimaal twee keer de omvang van de jaarlijkse contributie-inkomsten. Uitgangspunt hierbij is het benodigde weerstandsvermogen aan het einde van de periode van dit beleidsplan.
   Daarbij is uitgegaan van de groei van het aantal leden zoals dat verwacht wordt vanuit het initiatief Vinden en Binden.
2. Contributiebaten en overige inkomsten, zoals van donaties, boekenverkoop, opbrengsten van het vermogen en de stadhuisdienst dienen de uitgaven van de lopende exploitatie te dekken. Hieronder vallen de kosten van de Tidinge, de Nieuwsbrief, lezingen, uitgaven van de commissies, (social) media, het bestuur, bankkosten, Vinden en Binden en overige kosten.
3. Een positief of negatief eindresultaat wordt verrekend met de voorziening speciale projecten.
   Voor het bedrag dat boven het weerstandsvermogen komt, kan het bestuur voorstellen tot toevoeging aan voorzieningen doen waarover de Algemene Ledenvergadering een besluit neemt. Hierbij dienen de richtlijnen zoals hierna onder de Richtlijnen voor besteding van de voorziening speciale projecten in acht genomen te worden.
4. De vereniging belegt maximaal 30% van haar vermogen en doet dat in niet risicovolle beleggingen. Het streven is om het banksaldo bij twee verschillende banken ongeveer gelijk te laten zijn;
5. De vereniging kent in de statuten verschillende lidmaatschappen: gewone leden (normaal tarief), bedrijfsleden (dubbel tarief) en juniorleden (tot eind kalenderjaar waarin iemand 18 wordt, half tarief) en van contributie vrijgestelde leden, waarover het bestuur besluit.
   Daarnaast kan de Algemene Ledenvergadering besluiten over het toekennen van een erelidmaatschap.
   Het bestuur doet jaarlijks een voorstel aan de Algemene Ledenvergadering over de hoogte van de contributie voor het volgende jaar.In de huidige statuten is geen lidmaatschap opgenomen voor meerdere personen die op eenzelfde postadres wonen. Het bestuur vindt dat een gemis en is er voorstander van om naast de hoofdbewoner als gewoon lid ook de medebewoners (meestal partners) lid te kunnen laten worden voor een half tarief.
   In de praktijk profiteren medebewoners van het lidmaatschap van de hoofdbewoner of worden medebewoners gewoon lid; terwijl op zo’n postadres maar een (1) Tidinge bezorgd zou hoeven worden.
6. De vereniging kent geen sponsors en plaatst geen advertenties in haar publicaties om de neutrale status in haar functioneren te garanderen.
7. Voor activiteiten, aankopen, boekenuitgiftes en dergelijke, welke buiten de lopende exploitatie vallen, kunnen de betreffende commissies en werkgroepen aanspraak maken op de voorzieningen en cofinanciering zoeken in de vorm van subsidies.
8. De vereniging is erkend als Culturele ANBI (algemeen nut beogende instelling) en wil dat ook blijven. Dat betekent dat er fiscale voordelen kunnen gelden voor donateurs van de vereniging. Voorwaarde voor de Culturele ANBI-status is onder andere het bezit van een in de Algemene Ledenvergadering vastgesteld beleidsplan. Het beleidsplan wordt openbaar gemaakt via de website van de vereniging en is gratis ter beschikking.
   Dit financieel beleidsplan is onderdeel van het meerjarig beleidsplan 2023-2027.
   Ook wordt er jaarlijks een financiële verantwoording op de website geplaatst conform de richtlijnen voor de ANBI status.

3. Richtlijnen voor het jaarlijkse financiële beheer

De richtlijnen voor het jaarlijkse financiële beheer zijn de volgende:

1. Begrotingsproces:
   In het 3^e kwartaal van elk kalenderjaar vraagt de penningmeester aan alle bestuursleden en commissies een begroting voor het komende boekjaar op te stellen.Op basis hiervan stelt de penningmeester een begroting van de vereniging op voor het komende boekjaar. Deze begroting wordt in de laatste vergadering van het lopende boekjaar gepresenteerd aan het bestuur.In de eerste vergadering van het betreffende boekjaar wordt deze, zo nodig aangepaste, begroting door het bestuur besproken en goedgekeurd en zal worden gehanteerd tot de definitieve vaststelling in de Algemene Ledenvergadering.Deze begroting wordt door het bestuur aangeboden aan de Algemene Ledenvergadering ter vaststelling.
2. Op basis van de begroting kunnen de commissies autonoom handelen.
   Te maken afspraken, overschrijdingen van de begroting, dienen echter onder het voorbehoud van goedkeuring van het bestuur gemaakt te worden. Deze dienen zo spoedig mogelijk aan de penningmeester voorgelegd te worden.
3. Jaarlijks worden de begrote bedragen welke vanuit de voorzieningen beschikbaar komen in de verlies- en winstrekening opgenomen.
4. Verantwoordingsproces:
   De penningmeester biedt in de eerstvolgende maand na elk kwartaal een overzicht van de balans en verlies- en winstrekening aan het bestuur aan over het afgesloten kwartaal.
   In januari dient de penningmeester het financieel jaarverslag met de balans en de verlies- en winstrekening over het afgelopen boekjaar in bij het bestuur ter goedkeuring.
   Na goedkeuring door het bestuur worden deze met een overzicht van de mutaties uit de boekhouding en de jaaroverzichten van de banken aan de kascommissie voorgelegd ter beoordeling.
   De balans en verlies- en winstrekening worden samen met het verslag van de kascommissie aan de leden toegezonden bij de uitnodiging voor de algemene ledenvergadering.
   Tijdens de Algemene Ledenvergadering dienen deze stukken goedgekeurd te worden en het bestuur decharge verleend te worden.

4. Richtlijnen voor besteding van de voorziening speciale projecten

1. Algemene richtlijnen
   1. De vereniging kan uit de voorziening speciale projecten financiële middelen verstrekken ter stimulering van activiteiten die aansluiten bij de doelstelling van de vereniging, speciaal wanneer dit beslissend is voor het realiseren van die activiteiten.
   2. Bij het besluit tot het mogelijk toekennen van een bijdrage worden ook de volgende factoren gewogen:
      • Het project dient een lange termijn-doel te hebben. De initiële investeringswaarde moet maximaal in stand kunnen worden gehouden. Slijtage kan natuurlijk wel plaatsvinden, maar dan zal in de projectdefinitie rekening worden gehouden met een lange termijn onderhoudsplan. Er zal dus geen investering plaatsvinden in bijvoorbeeld een verlaging of een gelijkblijvende lidmaatschapsprijs;
      • Een project zal jaarlijks niet meer dan een bijdrage van 20% van het totale oorspronkelijke budget van €000 (i.c. €17.600) mogen bedragen. Indien het bestuur besluit dit percentage te overschrijden, dient daarvoor door de algemene ledenvergadering toestemming te worden verleend. Dit besluit wordt bij het indienen van de jaarlijkse begroting aan de algemene ledenvergadering voorgelegd.
      • Het staat de initiatiefnemers van een project vrij om sponsoren te zoeken, waarbij ook hier geldt dat de onafhankelijkheid van de vereniging moet worden gegarandeerd;
      • Oorspronkelijkheid;
      • Kwaliteit;
      • Het belang voor de bevordering van de belangstelling voor de historie van Gouda.
2. Procedure
   1. Alleen leden of commissies kunnen met voorstellen komen die in het bestuur worden beoordeeld. De secretaris zal de ontvangst van een voorstel bevestigen en ook de conclusie van het bestuur rapporteren aan de aanmelder van het project.
   2. Een verzoek voor een financiële bijdrage wordt ingediend bij de secretaris van het bestuur van de vereniging.
   3. Een verzoek om een bijdrage gaat vergezeld van een projectbeschrijving, een planning, een kostenbegroting en een dekkingsplan met een overzicht van andere subsidiënten.
3. Toekenning
   1. Het bestuur van de vereniging beslist binnen drie maanden na binnenkomst van het verzoek over de toekenning van de bijdrage.
   2. Over het besluit van het bestuur kan niet worden gecorrespondeerd.
4. Aard van bijdrage
   Een bijdrage kan worden verleend à fonds perdu of als garantiebijdrage.
5. Voorwaarden
   Een bijdrage wordt verleend onder de volgende voorwaarden:
   1. De activiteit waarvoor een bijdrage wordt gevraagd, is nog niet voltooid.
   2. Na voltooiing van de activiteit waarvoor de bijdrage is verleend, ontvangt de vereniging een verslag, of de publicatie.
   3. In alle publiciteit rond de activiteit wordt vermeld dat deze tot stand is gekomen met steun van de Historische Vereniging Die Goude.
   4. In het besluit tot toekenning van een bijdrage kan het bestuur aanvullende voorwaarden stellen.
   5. De toekenning wordt pas definitief als een akkoordverklaring met de gestelde voorwaarden getekend retour is ontvangen door de secretaris van de vereniging.
   6. Bij niet voldoen aan een of meer van de in het besluit gestelde voorwaarden kan de bijdrage worden teruggevorderd.
6. Verantwoording
   1. Het bestuur informeert de leden van de vereniging over de ingediende projecten door middel van de haar ten dienste staande media.
   2. Het bestuur brengt aan de Algemene Ledenvergadering verslag uit over de beslissingen.
7. Weigering bijdrage
   1. Het bestuur weigert toekenning van een bijdrage indien de voorgestelde activiteit niet of in onvoldoende mate voldoet aan de eerder genoemde criteria.
   2. Het bestuur weigert voorts toekenning van een bijdrage indien het saldo van de voorziening ontoereikend is, of voor het doen van andere, voorzienbare bijdragen gereserveerd behoort te blijven.
8. Uitputting voorziening
   1. Bijdragen ten laste van de voorziening mogen in enig jaar tezamen niet hoger zijn dan 20% van de oorspronkelijke waarde van het fonds op 31 december van het startjaar van de voorziening. Indien het bestuur besluit dit percentage te overschrijden, dient daarvoor door de Algemene Ledenvergadering toestemming te worden verleend. Dit besluit wordt bij het indienen van de jaarlijkse begroting aan de algemene ledenvergadering voorgelegd.

5. Meerjarenbegroting

Voorstel 6 van bestuur aan Algemene Ledenvergadering

Het bestuur stelt voor dat de Algemene Ledenvergadering instemt met:

1. Het bovenbeschreven financieel beleid;
2. De splitsing van het eerdere totale eigen vermogen in een vast weerstandsvermogen gedurende de looptijd van het Beleidsplan van € 75.000 dat onder invloed van de jaarlijkse winst- en verliesrekening kan fluctueren en een budget voor bijzondere projecten van ca. € 91.000. Dit bedrag zal kleiner worden naarmate er meer projecten worden uitgevoerd;
3. Het bestuur stelt voor een lidmaatschap toe te voegen ten opzichte van de beschrijvingen in de statuten: lidmaatschap voor medebewoners van een postadres van een ´normaal´ lid van de vereniging ter hoogte van de helft van een gewone lidmaatschap. Bij een statutenwijziging zal dit nieuwe lidmaatschap worden ingevoegd in de bestaande statuten;
4. De meerjarenbegroting die voor de beleidsperiode als richtinggevend wordt vastgesteld, maar die onder invloed van de jaarlijkse winst- en verliesrekening op voorstel van het bestuur door de Algemene Ledenvergadering kan worden aangepast;
5. Het lidmaatschap voor 2025 op €28 per jaar te houden.