VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING 12 APRIL 2023

Sociëteit Concordia
Westhaven 27
2801 PJ Gouda

Agenda ALV 2023:

1. Opening
2. Verslag van de Algemene Ledenvergadering van 13 april 2022
3. Activiteitenverslag over 2021
4. Jaarverslag van de penningmeester over 2022
5. Begroting 2023
6. Benoeming leden Kascommissie 2023
7. Benoeming bestuursleden en afscheid vertrekkende bestuursleden
8. Organisatieontwikkelingen
9. Rondvraag
10. Sluiting

Besluitenlijst Algemene Ledenvergadering van 12 april 2023

1. Opening

Voorzitter Ronald Verkuijl kan helaas niet bij deze vergadering zijn. Hij biedt daarvoor zijn excuses aan. Het tweedaagse Staatsbezoek van de Franse president Macron aan Nederland eist al zijn aandacht en ook aanwezigheid op.
In deze vergadering zal Paul van Horssen daarom als invallend voorzitter optreden.
Paul van Horssen opent de vergadering en heet iedereen welkom.

Er zijn in chronologische volgorde de volgende afmeldingen binnen gekomen: de heer Bloemen, de heer Van Poele, Jack Elich, Bart Pors, Hans van den Broek, Paul de Zeeuw, Annemieke Boers-Heijkoop en Astrid Sibbes.

Niemand heeft behoefte om de conceptagenda aan te passen.
Paul van Horssen stelt de conceptagenda vast.

2. Verslag van de Algemene Ledenvergadering van 13 april 2022

Geen van de aanwezige leden heeft behoefte om het verslag aan te passen.
De Algemene Ledenvergadering keurt het verslag van 13 april 2022 goed.

3. Activiteitenverslag over 2021

Eric Boers geeft in het kort een overzicht van de activiteiten van het afgelopen jaar en licht er een paar activiteiten uit met zijn persoonlijke voorkeur. Hij stelt vast dat het een vooral feestelijk jaar was, de combinatie van Gouda 750, 500^ste geboortejaar van Coornhert, 350^ste jaar na het rampjaar 1672 en de 90^ste verjaardag van Die Goude.
Hij is blij dat weer ruim 10% van de leden ook actieve vrijwilligers waren in commissies, zoals onze werkgroepen, gildes, diensten, jury’s en commissies volgens de statuten genoemd worden.

De Algemene Ledenvergadering stelt het activiteitenoverzicht 2022 ongewijzigd vast.

4. Jaarverslag van de penningmeester over 2022

Penningmeester Gerard Aerts geeft de hoofdlijnen weer van de jaarrekening 2022. Daarbij het onderscheid tussen het reguliere deel van de begroting en het specifieke Gouda750-deel. De subsidies van het Fonds Gouda750 en de Provincie Zuid-Holland zijn afgerekend. De penningmeester is mondeling benaderd door de provincie dat het terugstorten van een bedrag van circa €3.000 aan teveel ontvangen subsidie niet nodig is. Een bevestiging daarvan zal nog moeten komen en zal verwerkt worden in de jaarrekening 2023.
Daarnaast heeft Die Goude van een anonieme donateur een bedrag van €17.500 ontvangen om te besteden aan zaken van het Watergilde-Sluiswachtersgilde. Het Watergilde is in overleg met het Sluiswachtersgilde bezig een investeringsplan te maken.

Fred de Mooij doet namens de overige leden van de Kascommissie, Richard Okkerse en Henk de Vries, verslag van de bevindingen: de jaarrekening 2022 geeft een getrouw beeld van het handelen van het bestuur en de financiële toestand van de vereniging. De Kascommissie adviseert om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financieel beleid in 2022.

De Algemene Ledenvergadering keurt de Jaarrekening 2022 goed en verleent decharge aan het bestuur.

Het bestuur stelt verder voor:

1. Het batig saldo van € 4.705,17 toe te voegen aan het eigen vermogen.
2. Het overschot van € 8.872,39 op de reservering overige activiteiten toe te voegen aan het eigen vermogen;
3. De reservering boekenuitgave beschikbaar te houden voor te verwachten boekenuitgaven in 2023. Voor het watergilde € 1.000,00 te reserveren voor de volgende waterconferentie, voor het volgende lustrum een bedrag van € 250,00 te reserveren en voor niet voorziene activiteiten een bedrag van € 250,00 te reserveren;
4. De gevoerde administratie 2022 goed te keuren en het bestuur te dechargeren;
5. Publicatie van de jaarcijfers conform de richtlijnen noodzakelijk voor de ANBI status.

De Algemene Ledenvergadering stemt in met deze vijf voorstellen.

5. Begroting 2023

Het bestuur heeft de begroting 2023 weer gemaakt op basis van een ongestoord financieel beleid volgens het Beleidsplan 2020-2023.
Gerard Aerts geeft toelichting met daarbij de notie dat het geen sluitende begroting is, maar eentje met een verlies van circa € 4.800. Het bestuur wil in 2023 een impuls geven aan een drietal onderwerpen: ledenbinding en -werving (gezien het vergrijzend ledental), vernieuwing van de website en organisatieverbeteringen.

Daarnaast stelt het bestuur voor om het lidmaatschap te verhogen van € 28 naar € 30 om een deel van de inflatie van de afgelopen periode te compenseren.

De Algemene Ledenvergadering stemt in met de begroting 2023 en met de verhoging van het lidmaatschap per 1 januari 2024 naar € 30.

6. Benoeming leden Kascommissie 2023

De statuten van Die Goude geven aan dat jaarlijks een kascommissie wordt benoemd uit leden van de vereniging, die niet ook al bestuurder zijn. Alle aftredende leden hebben vooraf aan deze vergadering aangegeven bereid te zijn een nieuwe benoeming te accepteren.

De Algemene Ledenvergadering benoemt Fred de Mooij, Richard Okkerse en Henk de Vries als leden van de kascommissie 2023.

7. Benoeming bestuursleden en afscheid vertrekkende bestuursleden

Paul van Horssen memoreert dat in het huishoudelijk reglement van de vereniging is voorgeschreven dat bestuursleden maximaal twee termijnen van vier jaar benoemd kunnen worden.

Dit jaar zijn er drie bestuursleden aftredend: Eric Boers en Marilou Remmelts zijn aan het einde van hun (eerste) termijn van vier jaar en Marc Couwenbergh treedt af vanwege zijn verhuizing voor deze zomer naar de Achterhoek. Eric Boers en Marilou Remmelts zijn herkiesbaar voor een tweede termijn en stemmen beiden daarmee in.
Na de Algemene Ledenvergadering van afgelopen jaar heeft het bestuur op 10 augustus 2022 in zijn bestuursvergadering, volgens de mogelijkheden in het Huishoudelijks Reglement (art. 5) een waarnemend bestuurslid, Lenny Roelofs, benoemd in een openstaande vacature in afwachting van de deze Algemene Ledenvergadering. Lenny Roelofs stemt in met een benoeming als bestuurslid.

De Algemene Ledenvergadering stemt in met de herbenoeming van Eric Boers en Marilou Remmelts en met de benoeming voor een eerste termijn van Lenny Roelofs.

8. Organisatieontwikkelingen

Paul van Horssen geeft een drietal ontwikkelingen aan waar volgens het bestuur extra aandacht nodig is:

1. Ledenbinding en -werving
2. Organisatieontwikkelingen en -verbeteringen
3. Instellen commissie hoe om te gaan met het zeer hoge eigen vermogen van de vereniging

Ad a: Na haar benoeming als waarnemend bestuurder door het bestuur (vooruitlopend op deze Algemene Ledenvergadering) heeft Lenny Roelofs zich vorig jaar verdiept in de ledenbinding en -werving. Uit het plan dat ze aan het bestuur presenteerde komen acties naar voren die een financiële uitwerking hebben gekregen in de begroting 2023. Met de goedkeuring van de begroting 2023 gaat het bestuur de acties verder uitwerken.

Ad b: De afgelopen jaren zijn er enkele structurele commissies van ‘buiten’ toegevoegd aan de vereniging, zoals Gouda op Schrift en Gouda & Oude Hollandse Waterlinie. Om in alle commissies een bestuur vertegenwoordiger te hebben, maakt het voor het zittende bestuur niet eenvoudig om dat adequaat in te vullen. Met een steeds groter wordend bestuur wordt de slagvaardigheid ook verminderd en wordt het onderlinge non-interventie gedrag van bestuursleden aangemoedigd. Om als bestuur de totale eindverantwoordelijkheid te houden  op alle activiteiten wordt erg ingewikkeld.

Daarnaast wil het bestuur in ieder geval ook zorgen dat de ‘afstand’ tussen commissies en bestuur en ook met de leden niet te groot wordt. Ook wil het bestuur werken aan de onderlinge communicatie tussen commissies. Begin dit jaar heeft het bestuur een bespreking gehouden met alle voorzitters/coördinatoren van de commissies om te praten over de structuur en de communicatie. Wat het bestuur opviel is dat heel veel mensen zich aan elkaar moesten voorstellen en eigenlijk amper weet hadden van elkaars activiteiten. Er vindt dus vrijwel geen kruisbestuiving plaats.

Daarom wil het bestuur graag invulling gaan geven aan verschillende ideeën over de organisatieverbeteringen:

• Alle commissies worden gegroepeerd in een cluster van commissies die het meest logisch bij elkaar horen op een bepaald thema. Een bestuurslid wordt dan coördinator van zo’n cluster samen met de voormannen en -vrouwen van de commissies.
• Om te vermijden dat de clusters geïsoleerd naast elkaar gaan werken wordt een kwartaal- of halfjaar overleg gearrangeerd waar de stand van zaken wordt uitgewisseld. Wellicht dat er om de zoveel tijd de clusters worden heringedeeld.
• Voor de leden wordt naast de Algemene Ledenvergadering ook een jaarlijkse bijeenkomst georganiseerd waarin commissies meer specifiek dan in het jaarverslag kunnen aangeven welke activiteiten ze ontplooien en leden kunnen reageren op de resultaten.
• Nevendoel van de extra bijeenkomsten is om de leden ‘uit te dagen’ om ook een actieve vrijwilliger te worden en zelf ook met ideeën over geschiedenisonderwerpen te komen en die zo mogelijk ook verder uit te werken.

Ad c: Paul van Horssen geeft aan dat het bestuur ook een commissie wil instellen over een bestemming van een overgroot deel van het omvangrijke eigen vermogen, uiteraard in de geest van de statuten van de vereniging. Het bestuur zal daarover voorstellen inbrengen volgend jaar in de Algemene Ledenvergadering via het nieuwe Beleidsplan 2024-2027.
Een paar leden brengt direct al voorstellen in:

• bronzen buste van Coornhert naast Leeu en Erasmus in het Vroesenpark
• herstel zichtbaarheid van de Librije in de Sint Jan
• inrichting ‘thuishonk’ van Die Goude in het her-ontwikkelde stadhuis

Communicatie/media
Paul van Horssen vertelt dat het bestuur ook bezig is met een vernieuwing van de website van Die Goude. Een paar zaken dienen verbeterd te worden, zoals de werking van de website op smartphones en tablets en ook de bestellingen van boeken en de communicatie via ‘social media’.

Paul van Horssen rondt af met de opmerking, dat een aantal voorstellen van het bestuur opgenomen worden in het Beleidsplan 2024-2027 dat in de volgende Algemene Ledenvergadering moet worden vastgesteld.

De Algemene Ledenvergadering stemt in met  de voorstellen van het bestuur.

9. Rondvraag

Paul Abels wil in deze vergadering expliciet de penningsmeester Gerard Aerts bedanken voor de eendrachtige samenwerking tussen de werkgroep Coornhert en de penningmeester over de financiële kant van het hele Coornhertprogramma in 2023. Gerard Aerts reageert met het uitspreken van wederzijdse dank.

Henk Vereijken merkt op dat het Watergilde de nieuwe versie (2023) van het ‘Blauwe’ boekje deze week van de drukker heeft opgehaald en reikt een paar exemplaren uit aan de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.

Naar aanleiding van een vraag vertelt commissietrekker Burg Valk over de herontwikkeling rond het stadhuis. De Gemeenteraad Gouda heeft in het najaar vorig jaar ingestemd met de verdere uitwerking van het schetsontwerp van het stadhuis met accenten op toegankelijkheid en duurzaamheid voor een bedrag van €7,2 miljoen. In het plan moeten begrippen zoals ‘ontmoeten’ en ‘cultuur’ verder vorm krijgen.
Hij geeft aan behoefte te hebben aan ideeën die ook binnen Die Goude leven, en hij doet een beroep op de aanwezigen om hun gedachten kenbaar te maken. Hij zegt verder dat de definitieve ontwikkeling natuurlijk niet ‘morgen’ al klaar is, maar dat het nog jaren gaat duren.
Hij merkt wel op dat het stadhuis niet een thuis wordt voor Die Goude, maar wel een honk waar Die Goude zich in kan herkennen.

10. Sluiting

Paul van Horssen dankt de leden voor hun inbreng, nodigt de leden uit voor een drankje en een hapje en sluit de Algemene Ledenvergadering.

Besluitenlijst Algemene Ledenvergadering van 12 april 2023

Besluit 1:
De Algemene Ledenvergadering stemt in met het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 13 april 2022 en de besluitenlijst.

Besluit 2:
De Algemene Ledenvergadering stemt in met het activiteitenverslag over 2022.

Besluit 3:
De Algemene Ledenvergadering stemt ermee in:

1. Het batig saldo van € 4.705,17 toe te voegen aan het eigen vermogen.
2. Het overschot van € 8.872,39 op de reservering overige activiteiten toe te voegen aan het eigen vermogen;
3. De reservering boekenuitgave beschikbaar te houden voor te verwachten boekenuitgaven in 2023. Voor het watergilde € 1.000,00 te reserveren voor de volgende waterconferentie, voor het volgende lustrum een bedrag van € 250,00 te reserveren en voor niet voorziene activiteiten een bedrag van € 250,00 te reserveren;
4. De gevoerde administratie 2022 goed te keuren en het bestuur te dechargeren;
5. Publicatie van de jaarcijfers conform de richtlijnen noodzakelijk voor de ANBI status.

Besluit 4:
De Algemene Ledenvergadering stemt ermee in:

1. De begroting voor 2023 goed te keuren. De commissies en werkgroepen kunnen dan binnen hun aandeel in de begroting in overleg met de penningmeester autonoom handelen.
2. Om in het jaar 2024 de contributie te verhogen van € 28,00 naar € 30,00. Dit als noodzaak om een deel van de inflatie van afgelopen periode op te vangen.

Besluit 5:
De Algemene Ledenvergadering benoemt de volgende leden als Kascommissie 2023: Fred de Mooij, Richard Okkerse en Henk de Vries.

Besluit 6:
De Algemene Ledenvergadering benoemt Lenny Roelofs als bestuurslid en herbenoemt Eric Boers en Marilou Remmelts.

Besluit 7
De Algemene Ledenvergadering gaat ermee akkoord om ideeën over ledenbehoud en -werving dit jaar uit te werken en onderdeel te laten worden van het Beleidsplan 2023-2027.

Besluit 8
De Algemene Ledenvergadering stemt ermee in om dit jaar verder vorm te geven aan  de volgende ideeën:

• Alle commissies worden gegroepeerd in een cluster van commissies die het meest logisch bij elkaar horen op een bepaald thema. Een bestuurslid wordt dan trekker van zo’n cluster samen met de voormannen en -vrouwen van de commissies;
• Om te vermijden dat de clusters geïsoleerd naast elkaar gaan werken wordt een kwartaal- of halfjaar overleg gearrangeerd waar de stand van zaken wordt uitgewisseld. Wellicht dat er om de zoveel tijd de clusters worden heringedeeld;
• Voor de leden wordt naast de Algemene Ledenvergadering ook een jaarlijkse bijeenkomst georganiseerd waarin commissies meer specifiek dan in het jaarlijkse activiteitenoverzicht kunnen aangeven welke activiteiten ze ontplooien en leden kunnen reageren op de resultaten;
• Nevendoel van de extra bijeenkomsten is om de leden ‘uit te dagen’ om ook een actieve vrijwilliger te worden en zelf ook met ideeën over geschiedenisonderwerpen te komen en die zo mogelijk ook verder uit te werken.

Met deze ideeën kan het bestuur dit jaar al experimenteren.

Besluit 9
De Algemene Ledenvergadering stemt ermee in om dit jaar ideeën uit te werken om het Eigen Vermogen te verlagen en die voorstellen onderdeel te laten zijn in het nieuwe Beleidsplan 2023-2027.

Voorstel 1 bestuur:

Het bestuur stelt voor het verslag van 12 april 2023 goed te keuren.